Καθώς τα στελέχη γραφείου αρχίζουν να προσαρμόζονται στη εργασιακή καθημερινότητα από το σπίτι, υπάρχει ένα στοιχείο της δουλειάς που δεν παύει να είναι απαραίτητο: ο προγραμματισμός συσκέψεων.
Ακόμη και τις καλές εποχές, ο αριθμός και η αποτελεσματικότητα των meetings ήταν συχνά υπό αμφισβήτηση. Τα meetings που δεν έχουν οργανωθεί καλά, αποτελούν πρόκληση για κάθε εταιρεία. καθώς οι έρευνες δείχνουν ότι κοστίζουν σε αποδοτικότητα και συνεπάγονται μικρότερα μερίδια αγοράς και χαμηλότερα επίπεδα καινοτομίας και σταθερότητας του ανθρώπινου δυναμικού.
Σήμερα, τα στελέχη έχουν μία ακόμη πρόσκληση να διαχειριστούν, καθώς πρέπει να συνεχίσουν να εργάζονται με έναν τρόπο που δεν τους είναι οικείος, έχοντας παράλληλα να αντιμετωπίσουν την αγωνία και την αβεβαιότητα των εξωτερικών συνθηκών.
Ωστόσο, όπως τονίζει ο NickMeehan, ειδικός στην εμπειρία χρήστη στο κέντρο ερευνών της Xerox, PARC, υπάρχουν μερικοί απλοί κανόνες που μπορούν να βοηθήσουν το προσωπικό μιας εταιρείας να προσαρμοστεί σε ένα νέο, δυναμικό και αποτελεσματικό μοντέλο προγραμματισμού εικονικών συναντήσεων.
Κάντε σαφές ποιος είναι ο συντονιστής.
Διευκρινίστε ποιος είναι ο υπεύθυνος της συνάντησης πριν την πραγματοποίησή της. «Το άτομο αυτό δεν ταυτίζεται πάντα με εκείνον που στέλνει τις προσκλήσεις» τονίζει ο NickMeehan και προσθέτει: «Ο συντονιστής είναι αυτός/ή που καθοδηγεί τη συζήτηση. Διασφαλίζει ότι η συνάντηση έχει ξεκάθαρο στόχο, ότι οι συμμετέχοντες είναι ενεργοί και ότι όλοι μπορούν να συνεισφέρουν στη συζήτηση. Οι συμμετέχοντες πρέπει να γνωρίζουν ποιος είναι ο συντονιστής».
Ο συντονιστής μπορεί να στείλει μία ατζέντα πριν τη συνάντηση, ώστε να βοηθήσει στην προετοιμασία όσων θα πάρουν μέρος. «Οι περισσότεροι δεν το κάνουν, αλλά ακόμη και ένα απλό σχεδιάγραμμα της συζήτησης μπορεί να εγγυηθεί ένα πιο επιτυχημένο meeting» τονίζει ο NickMeehan.
Κάντε την καταγραφή των σημειώσεων και των αποφάσεων της σύσκεψης, μια ομαδική υπόθεση.
Οι εικονικές συναντήσεις είναι ιδανικές για την καταγραφή σημειώσεων από μια ομάδα. Εργαλεία όπως τα MicrosoftOneNote, GoogleDocs, Sheetsκλπ προσφέρονται για τέτοιου είδους συνεργασία. «Χρησιμοποιήστε την ατζέντα που ετοιμάσατε ως βάση και προβάλλετέ την στην οθόνη κατά τη διάρκεια της συζήτησης, ώστε οι συμμετέχοντες να μπορούν να κάνουν προσθήκες σε πραγματικό χρόνο. Κάτι τέτοιο βοηθάει στον καλύτερο συντονισμό της ομάδας» επισημαίνει ο NickMeehan. Αντίστοιχα, τα Trello και Asanaείναι εξαιρετικές εφαρμογές για την καταγραφή των αποφάσεων και την ανάθεση των ενεργειών που προκύπτουν από μία συνάντηση.
Ο Meehanλέει: «Αν υιοθετήσετε έναν παρόμοιο τρόπο συνεργασίας σε όλες τις εικονικές σας συναντήσεις, θα γλιτώσετε από το πρόβλημα που παρατηρείται συχνά, να φαίνεται ότι δεν συμμετείχαν κάποιοι εξίσου στη λήψη των αποφάσεων».
Φυσικά, ο Meehan παρατηρεί ότι δεν έχουν όλοι/ες τις ίδιες προτιμήσεις, ούτε μαθαίνουν με τον ίδιο τρόπο, συνεπώς για κάποιους η διαδικασία των σημειώσεων μπορεί να αποσπά την προσοχή από την ενεργή συμμετοχή στη συζήτηση.
Τέλος, τα περισσότερα εργαλεία δίνουν τη δυνατότητα βιντεοσκόπησης και, για όσους/ες είναι ακουστικοί τύποι, πιθανώς αυτή να είναι μία καλύτερη επιλογή. Ωστόσο, θα πρέπει να ερωτηθούν οι συμμετέχοντες αν συναινούν στη βιντεοσκόπηση της συζήτησης.
Να είστε σύντομοι και περιεκτικοί.
H διατήρηση της προσοχής κατά τη διάρκεια μιας τυπικής μέρας εργασίας, αποτελεί μια πρόκληση για τον καθένα. Κατά τον Meehan, στις εικονικές συναντήσεις, η δυνατότητα συγκέντρωσης και αφοσίωσης στη συζήτηση γίνεται ακόμη πιο δύσκολη: «Κρατήστε τη συνάντηση στα 35 λεπτά ή το πολύ στα 45. Μπορείτε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις στο Outlook σας ώστε να γίνονται όλες οι συναντήσεις 30 λεπτά αντί για μία ώρα που είναι το σύνηθες. Αυτή η μικρή αλλαγή θα σας κάνει να αναρωτηθείτε αν χρειάζεται πραγματικά μία ώρα».
Ο Meehan συμβουλεύει επίσης να ολοκληρώνετε τις συναντήσεις λίγο νωρίτερα όταν κάτι τέτοιο είναι εφικτό, γιατί «οι συμμετέχοντες θα σας ευγνωμονούν».
Η κάμερα δεν είναι απαραίτητη.
Οι ψηφιακές συναντήσεις είναι αποτελεσματικές αλλά συχνά συνοδεύονται από μία σύντομη ματιά στην προσωπική ζωή των συμμετεχόντων, μέσω της κάμερας που χρησιμοποιούν. Συνήθως δεν είναι θέμα, αλλά υπάρχει και εκείνη η κατηγορία ανθρώπων που είναι πιο εσωστρεφείς ή που χρησιμοποιούν τον προσωπικό τους χώρο σαν γραφείο, συνεπώς είναι πιθανό να θεωρήσουν άβολη και αδιάκριτη μία τέτοια πρακτική.
«Δεν πειράζει αν κάποιοι δεν θέλουν να ενεργοποιήσουν την κάμερα» λέει ο Meehan. «Σε έναν ιδανικό κόσμο όλοι θα ενεργοποιούσαν την κάμερα, αν δεν το κάνουν όμως, δεν πειράζει. Εσείς φροντίστε να έχετε στην οθόνη τις σημειώσεις που κρατάτε. Η συγκεκριμένη τακτική εγγυάται ότι όλοι είναι συγκεντρωμένοι στη συνάντηση αντί να τσεκάρουν τα email τους».
Σίγουρα υπάρχουν και άλλα tips για τη διοργάνωση επιτυχών onlinemeetingsκαι κάθε στέλεχος έχει υιοθετήσει εμπειρικά τα δικά του!
