Το έργο αναπτύχθηκε στην Ξάνθη, Κομοτηνή, Αλεξανδρούπολη και Ορεστιάδα για τις ανάγκες των καθηγητών του Πανεπιστημίου, του διοικητικού προσωπικού καθώς και των διδακτορικών φοιτητών, ώστε να εκτελούνται πολλές συναντήσεις συνεργασίας με την χρήση πολλών συσκευών τηλεδιάσκεψης, διαφορετικών κατασκευαστών και από διαφορετικά μέρη συγχρόνως.
Όπως αναφέρει σχετική ανακοίνωση, η Space Hellas υλοποίησε το έργο με την χρήση του Cisco Meeting Server που ενσωματώθηκε στο υπάρχον περιβάλλον Cisco UC. Το Cisco Meeting Server παρέχει συναντήσεις που πραγματοποιούνται ταυτόχρονα στις εγκαταστάσεις του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου ή ακόμα και ταυτόχρονα έξω από το Πανεπιστήμιο, με άλλα ινστιτούτα ή τη συνεργαζόμενη βιομηχανία.
Στην εγκατάσταση χρησιμοποιήθηκαν συμβατές υποδομές server που ήδη είχαν επενδυθεί στο Πανεπιστήμιο. Η λύση Cisco Meeting Server προσφέρει ένα ευρύ φάσμα εργαλείων, το οποίο καθιστά τις προσωπικές αίθουσες συσκέψεων, δυναμικές (ad-hoc) καθώς και τις προγραμματισμένες αίθουσες συνεδριάσεων απλές, ευέλικτες και εύχρηστες.
Η αρχιτεκτονική και ο σχεδιασμός που εκπονήθηκαν από τη Space Hellas, έλαβαν σοβαρά υπόψη την κλιμάκωση του συστήματος, τις εφεδρείες σε περίπτωση αποτυχίας και φυσικά την υψηλή ασφάλεια. Το σύστημα τηλεδιάσκεψης χρησιμοποιεί τεχνικές ομαδοποίησης (clustering), καθώς όπως έχει προβλεφθεί από την πρώτη στιγμή της εγκατάστασης οι Πανεπιστημιακές βίντεο συναντήσεις αυξάνονται καθημερινά. Για την ασφάλεια παρέχεται Passcode Protected Meeting πρόσβαση, καθώς και κρυπτογράφηση των μεταφερόμενων πληροφοριών.
Κατασκευαστές βίντεο υποδομών που κάνουν χρήση proprietary βίντεο πρωτοκόλλων επικοινωνίας, όπως η Microsoft με το Skype for Business, καθώς και κατασκευαστές βίντεο συσκευών που βασίζουν την επικοινωνία τους σε τυποποιημένα πρωτοκόλλα π.χ. SIP ή H.323, μπορούν να συμμετάσχουν την ίδια στιγμή σε μια συνάντηση, χωρίς ο οργανισμός να απαξιώνει επενδύσεις που έγιναν κατά το παρελθόν, προσφέροντας άμεση και διαφανή διαλειτουργικότητα και έμμεσα προστασία στις επενδύσεις.
Μια τέτοια πλατφόρμα βίντεο-συναντήσεων με εφεδρείες, υψηλή διαθεσιμότητα και διαφανή, διαλειτουργικότητα παρέχει τη δυνατότητα πραγματοποίησης όλων των ειδών συνεδριάσεων: ήχου, βίντεο και web browser. Τεχνολογίες αιχμής όπως Web-RTC προσφέρουν δυνατότητες συμμετοχής στις συνεδρίες χωρίς την ανάγκη εγκατάστασης οποιουδήποτε άλλου λογισμικού από τον χρήστη ή τον διαχειριστή. Συνεπώς, η εκπληκτική και συνεκτική εμπειρία των βίντεοσυναντήσεων, ανεξάρτητα από τον τρόπο με τον οποίο οι χρήστες του Πανεπιστημίου συμμετέχουν, είτε αυτοί βρίσκονται στον υπολογιστή τους, είτε σε φορητούς υπολογιστές ή ακόμα σε κινητά και συσκευές tablet, καθιστά το αποτέλεσμα μοναδικό. Ο κάθε χρήστης μπορεί να συμμετάσχει σε μια συνάντηση που μοιράζεται ήχο, βίντεο και περιεχόμενο.
Το αποτέλεσμα μιας τέτοιας υλοποίησης που πραγματοποιήθηκε από τη Space Hellas σε συνεργασία με το Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης είναι ευδιάκριτο και μπορεί κανείς να επαληθεύσει ότι η παραγωγικότητα αυξήθηκε, το κόστος διοργάνωσης συναντήσεων μειώθηκε δραστικά και κάθε συνάντηση μπορεί να προγραμματιστεί, χωρίς να διαδραματίζει κανένα ρόλο η τρέχουσα φυσική τοποθεσία του συμμετέχοντος ή ακόμα και η μέθοδο ή η συσκευή πρόσβασης.
