Οι εργαζόμενοι που λαμβάνουν 30 με 60 email από εξωτερικές πηγές την ημέρα μπορεί να δαπανούν 11 ώρες κάθε χρόνο τακτοποιώντας τα spam emails τους. Για τους εργαζόμενους που λαμβάνουν 60 με 100 email την ημέρα, ο αριθμός αυτός αυξάνεται σε 18 ώρες ανά έτος, δηλαδή περισσότερες από δύο εργάσιμες ημέρες. Αυτά είναι τα ευρήματα από την ανάλυση που πραγματοποίησε η Kaspersky σχετικά με την ποσότητα των spamπου βομβαρδίζουν τα εταιρικά email, καθώς και τον τρόπο που επηρεάζουν την παραγωγικότητα των εργαζομένων [1].
Σύμφωνα με ορισμένες εκτιμήσεις τρίτων πηγών, το 45%-85% των email συνολικά που συντάσσονται κάθε μέρα είναι spam. Πέραν των «δολωμάτων», των κακόβουλων links και των συνημμένων που αυτά τα email θα μπορούσαν να περιέχουν, η ροή των spam ενδέχεται να είναι ενοχλητική, φράζοντας τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία των χρηστών αν δεν υπάρχει εγκατεστημένη λύση anti–spam.
Οι ερευνητές της Kaspersky ανέλυσαν την ποσότητα των ανεπιθύμητων μηνυμάτων ανά υπάλληλο και, χρησιμοποιώντας μία μελέτη τρίτης πηγής, [2] προσέγγισαν τον αριθμό των ωρών που οι υπάλληλοι γραφείου ενδέχεται να ξοδεύουν για την ανάγνωση ή απλώς την περιήγηση μέσα σε αυτά τα μηνύματα. Οι εργαζόμενοι χωρίστηκαν σε τρεις ομάδες ανάλογα με τον αριθμό των email που λάμβαναν καθημερινά εκτός του οργανισμού τους (τα email από αποστολείς εντός του ίδιου οργανισμού δεν υπολογίζονταν).
Σύμφωνα με τους υπολογισμούς, όσοι λαμβάνουν έως και 30 email την ημέρα δέχονται επίσης περίπου 30 spam μηνύματα την εβδομάδα και δαπανούν συνολικά περίπου πέντε ώρες κάθε χρόνο για την ταξινόμησή τους. Οι εργαζόμενοι που λαμβάνουν 30 με 60 email κάθε μέρα περνούν 11 ώρες τον χρόνο κάνοντας το ίδιο πράγμα, γεγονός που ισούται με περισσότερο από μία εργάσιμη ημέρα. Και όσοι λαμβάνουν έως και 100 email καθημερινά μπορούν να περάσουν 18 ώρες τακτοποιώντας τα – δηλαδή περισσότερες από δύο εργάσιμες ημέρες τον χρόνο. Για email που λαμβάνουν περισσότερα από 100 εισερχόμενα μηνύματα ανά ημέρα, ο αριθμός των ωρών που απαιτούνται για την ταξινόμηση των spam email ισούται με 80 ανά έτος. Αλλά το γεγονός αυτό θα μπορούσε να αφορά τη γενική κατηγορία εισερχομένων, τα οποία συνήθως δεν καθαρίζονται.
«Πέντε ώρες μέσα σε ένα ολόκληρο έτος μπορεί να μην ακούγονται πολλές για έναν εργαζόμενο. Αλλά όταν υπολογίζονται συνολικά στο πλαίσιο ενός οργανισμού με εκατοντάδες υπαλλήλους, αυτό μπορεί να αναχθεί σε ένα σημαντικό ποσό ατόμων και ωρών. Ο αριθμός αυτός ενδέχεται να είναι μεγαλύτερος στις επιχειρήσεις που επικεντρώνονται στην παροχή υπηρεσιών, όπου οι εργαζόμενοι επικοινωνούν πιο ενεργά με εξωτερικά μέρη. Οι εργαζόμενοι μπορούν επίσης να σπαταλήσουν χρόνο για να επιστρέψουν στη δουλειά αφού διαβάσουν και διαγράψουν ανεπιθύμητα μηνύματα, καθώς το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο λειτουργεί ως ένας τεράστιος περισπασμός. Αυτές οι αρνητικές επιπτώσεις του spam μπορεί να μην είναι τόσο προφανείς, αλλά οι οργανισμοί θα πρέπει να τις γνωρίζουν και να προστατεύουν τους υπαλλήλους τους με ειδικά εργαλεία κατά του spam και του phishing», σχολιάζει ο Andrey Kovtun, Email Threats Protection Group Manager στην Kaspersky.
Για να διατηρηθεί η παραγωγικότητα των εργαζομένων σε υψηλά επίπεδα και να αποφευχθούν οι αρνητικές συνέπειες των spam και των απειλών μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η Kasperskyσυνιστά στους οργανισμούς να ακολουθήσουν τα παρακάτω βήματα:
- Ενεργοποιήστε την anti-spam ή junk email λειτουργία στην υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας εάν δεν υπάρχει add–on ειδική λύση ασφαλείας. Με αυτόν τον τρόπο θα μειωθεί η ροή spam.
- Εκπαιδεύστε τους υπαλλήλους να αναγνωρίζουν τα μηνύματα spam και ειδικά τα μηνύματα ηλεκτρονικού phishing, εστιάζοντας σε σημεία όπως η διεύθυνση του αποστολέα, τα εκτελέσιμα αρχεία ή τα αρχεία με μακροεντολές σε συνημμένα και παραινέσεις για δράση. Αυτό θα μειώσει την πιθανότητα μιας επίθεσης και θα βοηθήσει τους υπαλλήλους να απαλλαγούν από ανεπιθύμητα μηνύματα πιο γρήγορα.
- Εφαρμόστε ειδική προστασία για mail servers, όπως το Kaspersky Security for Mail Serverμε ένα βασικό σύνολο λειτουργιών anti–phising, anti–spam και ανίχνευσης κακόβουλου λογισμικού. Για υπηρεσίες cloud, όπως το Microsoft 365, προσφέρεται η εξειδικευμένη λύση Kaspersky Security for Microsoft Office 365.
